İYS Nedir? İşletmeler İçin İleti Yönetim Sistemi ve İYS Entegrasyonu Rehberi

Müşterilerinize kampanya SMS'i atıyor, bülten gönderiyor ya da telefonla ulaşıyorsanız İYS'yi muhtemelen duymuşsunuzdur. Çoğu işletme için İYS, SMS firmasının "İYS kontrolü yapıldı" dediği bir kutucuk olarak kalıyor. Oysa asıl iş başka yerde: onaylar web sitenizden, e-ticaret üyeliğinden, mağazadaki tabletten, çağrı merkezinden geliyor ve bunların hepsinin zamanında, doğru biçimde İYS'ye ulaşması gerekiyor.

Bu yazıda İYS'nin ne olduğunu, günlük işe yansıyan kurallarını ve bu kuralları elle değil yazılımla nasıl karşılayabileceğinizi anlatıyoruz.

İYS nedir?

İYS (İleti Yönetim Sistemi), ticari elektronik ileti (SMS, e-posta ve arama yoluyla yapılan tanıtım) onaylarının ve retlerinin tutulduğu ulusal sistemdir. Dayanağı 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun ve Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik'tir; 2020'den bu yana uygulanmaktadır.

Mantığı basit: alıcı kime izin verdiğini ve izni geri aldığını tek bir yerden görür ve yönetir. Hizmet sağlayıcı, yani tanıtım iletisi gönderen işletme, onayını İYS'de gösteremediği kişiye tanıtım iletisi gönderemez.

Kimi ilgilendirir?

SMS, e-posta ya da telefonla tanıtım yapan hemen her işletmeyi: e-ticaret siteleri, klinikler, kurslar, emlak ofisleri, otomotiv bayileri, otel ve restoranlar, aboneliği olan her hizmet. Alıcı sayınız az olsa da kural aynı.

Sipariş onayı, kargo bildirimi, randevu hatırlatması, tahsilat bildirimi gibi bilgilendirme iletileri ise önceden onay gerektirmez; ancak bu iletilerin içinde ürün ya da kampanya tanıtımı yapılamaz. "Kargonuz yola çıktı, bu arada yeni sezon indirimde" cümlesi, bilgilendirmeyi tanıtıma çevirir.

Alıcı esnaf ya da tacir olduğunda önceden onay şartı aranmaz; ancak yönetmelik değişikliğiyle bu alıcıların adreslerinin de İYS'ye kaydedilmesi ve gönderimden önce ret hakkını kullanıp kullanmadıklarının İYS'den kontrol edilmesi öngörülüyor.

Günlük işe yansıyan üç kural

1. Onay İYS'de yoksa geçersiz

Onayı İYS'nin kendi kanallarından değil de kendi formunuzdan, kasadan ya da telefonda aldıysanız, yönetmeliğe göre üç iş günü içinde İYS'ye kaydetmeniz gerekiyor. Kaydedilmeyen onay geçersiz sayılıyor. Yani web sitenizdeki "kampanyalardan haberdar olmak istiyorum" kutusu, arkasında İYS'ye giden bir bağlantı yoksa, tek başına yeterli değil.

2. Ret geldiğinde gönderim durur

Alıcı İYS üzerinden (web ya da mobil uygulama) izni geri aldığında, gönderim üç iş günü içinde durmalı. Ret size doğrudan gelirse (örneğin "listeden çıkar" bağlantısıyla ya da müşteri hizmetlerine söylenerek), onu da aynı sürede İYS'ye bildirmeniz gerekiyor.

3. Göndermeden önce kontrol

Kampanya listesi dün hazırlandıysa bugün geçerli olmayabilir. Gönderim, İYS'deki güncel durumla karşılaştırılmış bir listeyle yapılmalı. Elle dışa aktarılıp Excel'de bekletilen listeler en sık hata kaynağı.

Asıl zorluk: onaylar her yerden geliyor

Kurallar anlaşılır; zor olan, onların her kanalda aynı titizlikle işlemesi. Tipik bir işletmede onay en az dört yerden gelir:

• Web sitesindeki iletişim ya da bülten formu
• E-ticaret sitesindeki üyelik ve ödeme adımı
• Mağazada, kasada ya da resepsiyonda alınan onay
• CRM ya da çağrı merkezi üzerinden telefonda alınan onay

Her birinde onayın kaynağı, tarihi ve kanalı (SMS, e-posta, arama) kayda geçmeli ve zamanında İYS'ye ulaşmalı. Ters yönde de, İYS'den gelen her ret bildirimi gönderim listelerinize yansımalı. Bunu elle yapmak küçük ölçekte mümkün; liste büyüdükçe ve kanal arttıkça hata kaçınılmaz.

Doğrudan entegrasyon mu, entegratör üzerinden mi?

İYS'ye bağlanmanın iki yolu var:

Doğrudan İYS API'si. İYS, hizmet sağlayıcılara kendi yazılımlarını API ile doğrudan bağlama imkânı tanıyor. Bu durumda işletmenin kendi İYS hesabı ve yetkileriyle; onaylar sizin sisteminizden İYS'ye gider, retler İYS'den sizin sisteminize gelir. Erişim koşullarını ve hesabınızın kapsamını İYS üzerinden teyit etmek gerekir.

Yetkili İYS entegratörü. 2024'te yayımlanan tebliğle, onay ve ret kayıtlarını başkaları adına İYS'ye işleme hizmetini yalnızca Ticaret Bakanlığı'nca yetkilendirilmiş entegratörler verebiliyor; güncel liste İYS'nin sitesinde yayımlanıyor. Kullandığınız SMS ya da e-posta firması büyük ihtimalle bu listede; İYS hesabınızda o firmaya yetki verirsiniz.

İki yolda da değişmeyen bir şey var: onayların sizin sitenizden, mağazanızdan ve CRM'inizden doğru biçimde toplanıp İYS'ye ya da entegratörünüze ulaşması. Kayıt hizmetini İYS ya da entegratör verir; ama veriyi oraya taşıyan köprü sizin yazılımınızdır.

Biz ne yapıyoruz?

Libart Medya olarak İYS'nin yazılım tarafını kuruyoruz. Ticaret Bakanlığı'nca yetkilendirilmiş bir İYS entegratörü değiliz ve onay kayıt hizmeti satmıyoruz; bunu İYS'nin kendisi ya da sizin seçtiğiniz yetkili entegratör sağlıyor. Bizim işimiz, o kayıtların sizin sistemlerinizden eksiksiz ve zamanında akması:

• Formlar ve e-ticaret: Web sitenizdeki ve e-ticaret altyapınızdaki onay kutularını, kanal bazında (SMS, e-posta, arama) ayrı ayrı ve kaynak bilgisiyle kaydedecek şekilde düzenliyoruz.
• İYS'ye aktarım: Toplanan onayları, İYS API'sine ya da çalıştığınız yetkili entegratörün API'sine otomatik ileten bağlantıyı kuruyoruz; kayıt süresi elle takibe kalmıyor.
• Ret bildirimleri: İYS'den ya da entegratörden gelen retleri alıp CRM'inizdeki ve gönderim listelerinizdeki kişileri otomatik güncelliyoruz.
• Gönderim öncesi kontrol: Kampanya listesinin gönderimden hemen önce İYS durumu ile karşılaştırılmasını sağlıyoruz.
• Kayıt ve rapor: Hangi onayın ne zaman, nereden alındığını ve İYS'ye ne zaman iletildiğini gösteren bir kayıt tutuyoruz. Bir şikâyet ya da denetimde ilk sorulan şey bu.

Bu işi tek başına bir proje olarak da yapıyoruz, yaptığımız web sitesi, e-ticaret sitesi ya da özel yazılımın bir parçası olarak da. Mevcut sisteminiz başka bir firmanın elindeyse, entegrasyonu onların yazılımıyla birlikte çalışacak şekilde kurmak da mümkün; genel yaklaşımımızı API entegrasyonu yazımızda anlattık.

Kısa kontrol listesi

Aşağıdakilerden birine "bilmiyorum" diyorsanız, bakmaya değer:

1. Web sitenizdeki onay kutuları SMS, e-posta ve arama için ayrı mı?
2. Formdan gelen onay İYS'ye kim tarafından, kaç günde ulaşıyor?
3. Mağazada ya da telefonda alınan onaylar nereye yazılıyor?
4. İYS'de ret eden müşteri CRM'inizde hâlâ "kampanya listesinde" görünüyor mu?
5. Kampanya listesi gönderimden hemen önce İYS ile karşılaştırılıyor mu?
6. Bilgilendirme mesajlarınızın içinde tanıtım cümlesi var mı?

Mevcut akışınızı birlikte çizelim; neyin elle yürüdüğünü ve hangisinin otomatiğe bağlanabileceğini somut olarak gösterelim: iletişime geçin.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki görüş değildir. Güncel mevzuat metni, iys.org.tr ve gerekirse bir hukuk danışmanı esas alınmalıdır.

Sık sorulan sorular

İYS'ye kayıt olmak zorunlu mu?

Ticari elektronik ileti, yani SMS, e-posta ya da arama yoluyla tanıtım gönderen hizmet sağlayıcıların İYS'ye kayıt olması zorunlu. Yalnızca bilgilendirme iletisi gönderiyorsanız (sipariş, kargo, randevu, tahsilat gibi) bu iletiler için onay gerekmez; ancak iletiye tanıtım içeriği eklendiği anda kurallar devreye girer.

İYS entegrasyonu için entegratörle çalışmak şart mı?

Hayır. İYS, hizmet sağlayıcılara API ile doğrudan bağlanma imkânı da tanıyor. Onay ve ret kayıtlarını sizin adınıza işleyecek bir hizmet alacaksanız, bunu Ticaret Bakanlığı'nca yetkilendirilmiş bir entegratörden almanız gerekir. Her iki durumda da onayların sizin sistemlerinizden doğru biçimde toplanması ayrı bir yazılım işidir.

Web sitemdeki tek bir "kampanyalardan haberdar olmak istiyorum" kutusu yeterli mi?

Genellikle değil. Onay kanal bazında (SMS, e-posta, arama) alınmalı ve İYS dışında alınan onaylar yönetmelikte belirtilen sürede İYS'ye kaydedilmelidir. Kutunun arkasında bu kaydı yapan bir bağlantı yoksa onay geçersiz sayılabilir.

Müşteri ret ettiğinde ne kadar sürede mesaj göndermeyi bırakmalıyım?

İYS'nin açıklamasına göre alıcının ret bildirimini takiben üç iş günü içinde gönderim durdurulmalı. Ret size doğrudan iletildiyse, bunu da üç iş günü içinde İYS'ye bildirmeniz gerekir. Elle takip edilen listelerde bu süre en kolay kaçan süre.

İYS entegrasyonu ne kadar sürer?

Kaynak sayısına göre değişir. Tek bir web formunu İYS'ye ya da entegratörünüze bağlamak kısa bir iştir; e-ticaret, mağaza ve CRM'i birlikte bağlayıp ret bildirimlerini tüm listelere yansıtmak daha kapsamlıdır. Mevcut akışı inceledikten sonra kapsamı ve süreyi yazılı olarak veriyoruz.